Trwy'r storm: Arweinyddiaeth fewnol yn ystod argyfwng

Mae gweithio fel cyfreithiwr mewnol i'r GIG dros y pedwar mis diwethaf wedi bod yn brofiad na fyddaf byth yn ei anghofio. I'r rhai nad ydynt erioed wedi clywed am Wasanaethau Cyfreithiol a Risg PCGC, rydym yn rhan o Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Rydym yn cyflogi 65 o gyfreithwyr cymwysedig,  gyda chefnogaeth 45 o staff gweinyddol, ysgrifenyddol, paragyfreithiol a chyfreithwyr dan hyfforddiant, ar draws 14 tîm, sy'n cwmpasu pob maes o’r gyfraith sy'n berthnasol i'r GIG, o ymgyfreitha esgeulustod clinigol i drafodion eiddo.

Rwyf bob amser wedi bod yn hynod falch o weithio i GIG Cymru a bod yn rhan o dîm mor unigryw o gyfreithwyr arbenigol. Fodd bynnag, dim ond ar ôl i'r pandemig daro y gwnes i lwyr werthfawrogi gwerth ein safle mewnol a beth oedd hynny'n ei olygu o ran pa mor gyflym ac effeithiol y byddem yn gallu cyfrannu at ymateb GIG Cymru a chefnogi ein cydweithwyr yn y GIG ar y rheng flaen.

Ymateb i’r cyfyngiadau symud

Roedd y newid i weithio o bell yn rhyfeddol o esmwyth. Rydym wedi bod yn ddi-bapur ers cryn amser; rwyf wedi arfer gweithio gartref; nid oes gen i blant bach; ac rwy'n ffodus i gael lle da i weithio ynddo. Gwnaeth y systemau TG ymdopi, er gwaethaf rhagfynegiadau llwm, a gwellodd fy sgiliau TG yn gyflym iawn. Fodd bynnag, roedd cael fy hun yn jyglo staff cymorth y gorfodwyd iddynt addasu i weithio o bell, ymchwydd enfawr mewn ceisiadau am gyngor brys gan ein cleientiaid GIG ar y rheng flaen, a fy llwyth achosion ymgyfreitha, yn achosi ychydig o straen. Dilynais yr holl gyngor am oriau strwythuredig, seibiannau llesiant ac ymarfer corff yn rheolaidd, ond roedd yn anodd am gryn amser. Yn sicr, un o anfanteision gweithio gartref yw'r perygl o beidio ag ymlacio’n llwyr a chymylu'r ffin rhwng bywyd y cartref a’r gwaith.

Yn gyflym iawn, roeddem yn derbyn nifer o geisiadau am gyngor cyfreithiol brys mewn perthynas â materion, megis sefydlu ysbytai maes, ymarferion caffael ar raddfa fawr, canolfannau profi, a staff yn cael eu hadleoli. Roedd yn rhaid cydbwyso brys y ceisiadau, ac awydd pawb i alluogi a pheidio â rhwystro'r camau brys oedd yn cael eu cymryd, yn bwyllog yn erbyn ein rôl o ddarparu cyngor cyfreithiol cynhwysfawr sydd wedi'i ystyried yn llawn.

Addasu

Roedd yn hanfodol ein bod yn addasu ein prosesau i reoli'r cyfarwyddiadau oedd yn dod i mewn yn agos. Sefydlais ‘hwb’ i sicrhau bod cyfarwyddiadau’n cael eu blaenoriaethu’n briodol, fod unrhyw ofynion ar gyfer gweithio â mwy nag un tîm yn cael eu nodi, a bod cofnod clir o gyngor cyfreithiol yn cael ei roi i osgoi dechrau o’r newydd pe bai cais tebyg yn dod i mewn yn nes ymlaen. Mae hyn yn swnio'n llawer mwy cymhleth nag yr oedd, fy marn i bob amser yw gorau po symlaf. Gofynnwyd i gleientiaid anfon pob cais am gyngor yn ymwneud â COVID-19 ataf. Nodais y cyfreithiwr/cyfreithwyr allweddol i'w cynghori a'u rhoi mewn cysylltiad â'r cleient. Fe wnes i gadw golwg ar y gwaith yn dod i mewn a’r cyngor a roddwyd ar daenlen. Roedd y broses syml hon yn caniatáu i ni reoli ein hymateb i'r argyfwng yn dynn. Roedd ymrwymiad ac ansawdd y timau cyfreithiol yn gweithio gyda'i gilydd yn rhagorol, a dweud y lleiaf.

Roeddwn yn ymwybodol iawn o'r sefyllfaoedd dwys a sefyllfaoedd sy’n achosi straen yr oedd llawer o'n cleientiaid ynddynt, naill ai ar y rheng flaen, neu'n cefnogi cydweithwyr ar y rheng flaen, wrth ofalu am eu hamgylchiadau personol eu hunain hefyd. Lle bynnag y bo modd, manteisiais ar y cyfle i ffonio neu ddefnyddio galwadau fideo â chleientiaid yn hytrach nag e-bostio, a gofynnais i eraill wneud yr un peth. Roeddwn i eisiau i ni gynnig rhywfaint o gefnogaeth bersonol a darganfod a oedd unrhyw beth arall y gallem fod yn ei wneud i helpu.

Yn fuan iawn, cefais lawer iawn o gwestiynau ynghylch yswiriant indemniad i'r nifer fawr o bobl a gamodd i’r bwlch i helpu, megis gwirfoddolwyr, meddygon teulu sy'n gweithio mewn ysbytai, staff y GIG sy'n gweithio mewn meysydd newydd ac ati. Roedd angen eu sicrhau mor gyflym ac mor eglur â phosibl eu bod wedi’u hyswirio’n gyfreithiol i wneud hynny. Roedd angen i ni hefyd sicrhau nad oedd staff rheng flaen y GIG yn cael eu dargyfeirio o'u dyletswyddau mewn unrhyw ffordd trwy orfod bod yn rhan o hawliadau cyfreithiol neu gwestau. Cysylltais â chyfreithwyr lleol a chytunwyd ar ohiriadau ac estyniadau.

Deall y neges

Mantais fawr GIG Cymru yw ei fod yn gymharol fach, sy'n golygu ei bod hi’n bosibl cyfathrebu’n effeithiol ledled Cymru. Sylweddolais yn gyflym fod angen eglurder ynghylch y gyfraith sy'n llywodraethu rhai o'r sefyllfaoedd yr oedd ein cleientiaid yn eu cael eu hunain ynddynt. Lluniais gylchlythyr COVID-19 gydag erthyglau ar y pynciau sy'n codi'n rheolaidd, megis gwneud penderfyniadau diwedd oes, cydsyniad, atebolrwydd dirprwyol a sut mae'r dirwedd esgeulustod clinigol yn debygol o edrych wedi COVID-19. Dosbarthwyd hwn i gyfarwyddwyr meddygol, arweinwyr gweithredol, clinigwyr, rheolwyr hawliadau ac eraill ar draws holl gyrff GIG Cymru.

Roeddwn i eisiau cyfleu'r neges, er gwaethaf yr ewyllys da presennol tuag at y GIG, y bydd pobl yn cyflwyno hawliadau cyfreithiol mewn perthynas â thriniaeth a roddir yn ystod y pandemig, neu driniaeth wedi'i hoedi oherwydd hynny. Felly, mae'n hanfodol cadw cofnodion da, addasu a dilyn polisïau a gweithdrefnau, a diogelu dogfennau yn dystiolaeth o’r sefyllfa ar adeg yr argyfwng.

Rydym yn sefydliad agos iawn, a thrwy gydol yr argyfwng hwn y staff fu'r flaenoriaeth. Rwy'n amau bod pawb wedi teimlo'n bryderus ac yn poeni ar brydiau. Gall fod yn arbennig o anodd i bobl sy'n byw ar eu pennau eu hunain, neu'r rhai sy'n ceisio ymdopi â chyfrifoldebau gofalu. Sefydlais gyfarfodydd tîm ddwywaith y dydd ar ddechrau'r cyfyngiadau symud, sydd wedi gweithio'n dda iawn. Mae'n sicrhau ein bod yn cadw mewn cysylltiad ac yn darparu rhywfaint o strwythur i'r diwrnod. Cyn y cyfyngiadau symud, cynhaliais gyfarfod rheolaidd ar gyfer y timau ymgyfreitha. Mae hwn bellach wedi dod yn gyfarfod allweddol er mwyn sicrhau bod profiad yn cael ei drosglwyddo ac mae’n cael ei fynychu’n llawer gwell nag o'r blaen. Rwy’n annog yr holl staff i gymryd rhan yn y trafodaethau a gofyn i’r rhai sy’n siarad roi eu fideo ymlaen.

Y normal newydd

Rydym bellach mewn ‘normal newydd’ a bydd ein dyfodol tymor hir yn wahanol iawn i’r hyn a ragwelwyd gennym ar ddechrau 2020. Mae gweithio o bell yma i aros yn sicr, a bydd patrymau gweithio hyblyg yn llawer mwy cyffredin. Bydd arweinwyr yn wynebu heriau newydd gan sicrhau bod timau'n parhau i gadw mewn cysylltiad, nad yw staff yn cael eu hynysu, a bod y rhai sy'n ymuno â'n proffesiwn yn meithrin y sgiliau meddal angenrheidiol. Yr allwedd i oresgyn yr holl heriau hyn yw cyfathrebu da.

Mae bod yn arweinydd o fewn GIG Cymru yn ystod yr argyfwng hwn wedi bod yn fraint ac yn brofiad unigryw. Mae'r ffordd y mae Gwasanaethau Cyfreithiol a Risg PCGC wedi cefnogi GIG Cymru ac wedi gwneud gwahaniaeth go iawn yn dyst i'r grŵp gwych o unigolion rwy'n ffodus i weithio gyda nhw. Yn ystod y cyfnod hwn, rwyf wedi dysgu llawer amdanaf fy hun fel cyfreithiwr, ac fel arweinydd. Mae wedi cadarnhau i mi nad yw arweinyddiaeth yn ymwneud â chydnabyddiaeth nac uchelgais. Mae'n feddylfryd sy'n seiliedig ar wybodaeth, hyder ac ymddiriedaeth eraill.

Awgrymiadau ar gyfer arwain mewn argyfwng:

• Cadwch bethau'n syml

• Cadwch mewn cysylltiad â'ch cydweithwyr a'ch cleientiaid trwy ddefnyddio fideo a gweld wynebau pobl - gallwch ffonio weithiau, peidiwch ag e-bostio yn unig

• Peidiwch ag ildio i bwysau i ruthro penderfyniadau a chymerwch yr amser angenrheidiol

• Gweithiwch mewn ystafell ar wahân os yn bosibl, peidiwch â mynd i mewn i'r ystafell oni bai eich bod chi'n gweithio a gwnewch yn siŵr eich bod chi'n codi ac yn symud o gwmpas

• Prynwch beiriant coffi da

• Prynwch gi (ond cofiwch, nid yw ci ar gyfer y cyfyngiadau symud yn unig!)

• Byddwch yn garedig â chi'ch hun